Privacy Policy di Improvvisamente APS

Versione 1.1 — ultimo aggiornamento: 13 agosto 2026

1. Titolare del trattamento e contatti

Il Titolare del trattamento dei dati personali è:

Improvvisamente APS
Sede legale: Via dell’Uva 11, 34136 Trieste
Codice fiscale: 90150980325
E-mail per richieste privacy: info@improvvisamente.info

Responsabile della protezione dei dati (DPO): Cristina Picherle, contattabile tramite l’indirizzo e-mail sopra indicato, indicando nell’oggetto “Privacy / DPO”.

La presente informativa è resa ai sensi degli artt. 13 e 14 del Regolamento (UE) 2016/679 (“GDPR”) e della normativa italiana applicabile.

2. A chi si rivolge questa informativa

Questa informativa riguarda:

• chi visita il sito www.improvvisamente.info;

• aspiranti soci e soci dell’Associazione;

• chi si iscrive ad attività, corsi, spettacoli, eventi o prenotazioni;

• gli iscritti alla newsletter;

• chi contatta l’Associazione tramite e-mail, telefono, WhatsApp o altri canali;

• genitori o esercenti la responsabilità genitoriale di minori partecipanti alle attività;

• persone ritratte in fotografie o video realizzati durante le attività associative.

La Cookie Policy è un documento distinto, dedicato a cookie e altri strumenti di tracciamento del sito.

3. Quali dati possiamo trattare

A seconda del rapporto con Improvvisamente APS, possiamo trattare:

• dati identificativi e di contatto: nome, cognome, data di nascita, indirizzo, e-mail, numero di telefono;

• dati associativi e amministrativi: domanda di adesione, qualifica di socio, versamenti, ricevute, partecipazione alla vita associativa e comunicazioni interne;

• dati relativi a iscrizioni, prenotazioni e partecipazione a corsi, attività, spettacoli ed eventi;

• messaggi e informazioni inviati all’Associazione;

• immagini, fotografie e registrazioni video o audio;

• dati tecnici di navigazione, quali indirizzo IP, identificativi online, dati di log, informazioni sul dispositivo e interazioni con il sito, nei limiti descritti nella Cookie Policy;

• preferenze relative a newsletter e altre comunicazioni.

Dati particolari

Solo quando necessario per rendere possibile o più sicura la partecipazione a un’attività, possiamo raccogliere informazioni su disabilità, allergie, intolleranze, esigenze alimentari o altre esigenze sanitarie.

Queste informazioni possono costituire categorie particolari di dati personali ai sensi dell’art. 9 GDPR. Non vengono richieste in modo generalizzato: sono raccolte solo se pertinenti alla specifica attività, con adeguate misure di riservatezza e sulla base di una condizione di liceità appropriata. Di regola, quando non ricorra un’altra base prevista dalla legge, sarà richiesto il consenso esplicito dell’interessato o, per un minore, di chi esercita la responsabilità genitoriale.

Invitiamo a non comunicare dati sanitari o altri dati particolari non richiesti o non necessari.

4. Perché trattiamo i dati, su quale base e se sono obbligatori

Gestione del sito e delle richieste

Trattiamo dati tecnici di navigazione, log, messaggi e recapiti per rendere disponibile il sito, garantirne sicurezza e funzionamento, nonché per rispondere alle richieste ricevute.

La base giuridica è il legittimo interesse dell’Associazione alla sicurezza e al corretto funzionamento dei propri strumenti digitali oppure, quando l’utente richiede informazioni o attività specifiche, l’esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato.

Il conferimento dei dati necessari a una richiesta è facoltativo, ma il mancato conferimento può impedire di ricevere risposta o di utilizzare la funzionalità richiesta.

Gestione delle domande di adesione e del rapporto associativo

Trattiamo i dati necessari per valutare e gestire la domanda di adesione, il rapporto associativo, la partecipazione alle attività statutarie, le assemblee, le comunicazioni organizzative e gli adempimenti amministrativi.

La base giuridica è l’esecuzione del rapporto associativo o delle misure precontrattuali richieste dall’interessato, nonché l’adempimento degli obblighi di legge applicabili.

Il conferimento dei dati richiesti è necessario per l’adesione e per la gestione del rapporto associativo.

Iscrizioni e prenotazioni per attività, corsi, spettacoli ed eventi

Trattiamo i dati necessari per gestire iscrizioni e prenotazioni, comprese iniziative gratuite o a offerta libera, comunicazioni organizzative, eventuali ricevute e adempimenti amministrativi.

La base giuridica è l’esecuzione di misure precontrattuali o del rapporto richiesto dall’interessato; quando previsto, anche l’adempimento di obblighi di legge.

Il conferimento dei dati richiesti è necessario per perfezionare l’iscrizione o la prenotazione.

Esigenze di accessibilità, salute e alimentazione

Qualora indispensabile per organizzare la partecipazione in sicurezza o adottare accomodamenti ragionevoli, trattiamo le informazioni fornite su disabilità, allergie, intolleranze, esigenze alimentari o sanitarie.

Per i dati particolari, il trattamento avviene nel rispetto dell’art. 9 GDPR e, di regola, con consenso esplicito, salvo ricorra una diversa condizione prevista dalla legge.

Il conferimento è facoltativo. Tuttavia, se i dati sono necessari per predisporre specifiche misure organizzative o di sicurezza, il mancato conferimento può impedire all’Associazione di adottarle.

Newsletter e comunicazioni informative

Trattiamo nome, indirizzo e-mail e preferenze per inviare newsletter e aggiornamenti su attività, eventi e iniziative dell’Associazione.

La base giuridica è il consenso dell’interessato. L’iscrizione è facoltativa e non incide sulla possibilità di partecipare alle altre attività. Il consenso può essere revocato in ogni momento, anche tramite il link presente nelle comunicazioni.

Comunicazioni via WhatsApp

Trattiamo il numero di telefono, il nome o profilo WhatsApp e il contenuto dei messaggi per rispondere a chat individuali, inviare comunicazioni organizzative, gestire liste broadcast o gruppi collegati a specifiche attività.

La risposta a un messaggio o la gestione di comunicazioni strettamente organizzative si basa sulla richiesta dell’interessato o sul rapporto in essere. L’inserimento in liste broadcast, gruppi e l’invio di comunicazioni promozionali non strettamente necessarie avvengono con il consenso dell’interessato.

L’uso di WhatsApp è facoltativo. È sempre possibile chiedere la rimozione da gruppi e broadcast scrivendo all’Associazione.

Fotografie e video

Durante attività, corsi, laboratori, spettacoli ed eventi possono essere realizzati fotografie e video per documentare e comunicare le iniziative associative.

Il trattamento si basa sul legittimo interesse dell’Associazione alla documentazione e promozione delle proprie attività, ove compatibile con i diritti delle persone ritratte; quando necessario, viene richiesto uno specifico consenso o autorizzazione, in particolare per ritratti individuali, utilizzi non compatibili o minori.

Obblighi di legge e tutela dei diritti

Possiamo trattare i dati necessari per obblighi contabili, fiscali, amministrativi o per rispondere a richieste delle autorità. Possiamo inoltre trattarli per accertare, esercitare o difendere un diritto.

Le basi giuridiche sono l’adempimento di un obbligo legale e il legittimo interesse dell’Associazione alla tutela dei propri diritti.

5. Soci, aspiranti soci e minori

Per aspiranti soci e soci, Improvvisamente APS tratta i dati necessari a valutare e gestire la domanda di adesione, il rapporto associativo, la partecipazione alle attività statutarie, le comunicazioni organizzative e gli adempimenti di legge.

I minori non assumono la qualità di socio per effetto della sola partecipazione alle attività. L’iscrizione di un minore a corsi, laboratori, spettacoli o altre attività deve essere effettuata o autorizzata dal genitore o da chi esercita la responsabilità genitoriale.

I dati del minore sono trattati esclusivamente nella misura necessaria all’organizzazione, alla sicurezza e alla gestione dell’attività. Per immagini e riprese che rendano riconoscibile un minore, l’Associazione adotta particolare cautela e richiede un’idonea autorizzazione del genitore o esercente la responsabilità genitoriale quando necessaria.

6. Newsletter e WhatsApp

L’iscrizione alla newsletter avviene mediante consenso. Ogni comunicazione contiene, ove tecnicamente possibile, un collegamento o istruzioni per disiscriversi.

WhatsApp può essere utilizzato per rispondere a messaggi individuali, inviare comunicazioni organizzative richieste dall’interessato, inviare aggiornamenti tramite lista broadcast e gestire gruppi collegati a specifiche attività.

L’inserimento in un gruppo WhatsApp rende normalmente visibili il numero telefonico e il nome o profilo agli altri partecipanti. Per questo l’inserimento avviene solo con adesione o consenso dell’interessato.

WhatsApp è un servizio fornito da società del gruppo Meta, che può trattare dati secondo le proprie condizioni e informative. Improvvisamente APS non controlla i trattamenti autonomi svolti dal gestore della piattaforma.

7. Fotografie e video

Durante spettacoli, corsi, laboratori, eventi e iniziative associative possono essere realizzate fotografie e video per documentare le attività e comunicarle attraverso sito, newsletter, social network, materiali informativi e archivi associativi.

Quando l’utilizzo dell’immagine richiede consenso o autorizzazione specifica, questa viene richiesta con modalità adeguate. Le richieste di rimozione o opposizione all’uso di immagini sono valutate con attenzione, tenendo conto del contesto, della natura della ripresa, dei diritti di terzi e dell’eventuale diffusione già avvenuta.

8. Sito web e servizi digitali

Il sito è realizzato mediante Google Sites. Per il funzionamento del sito e dei servizi integrati possono essere trattati dati tecnici di navigazione e dati forniti direttamente dall’utente.

Il sito può includere o collegare:

• Google Forms, usato per domande di adesione, iscrizioni, prenotazioni e raccolta di informazioni organizzative;

• Google Calendar, per mostrare appuntamenti e attività;

• Google Analytics 4, identificativo di misurazione G-KBH181KFKC, per analizzare l’uso del sito;

• Google tag, per la gestione o l’invio di tag e misurazioni;

• Google Ads, utilizzato per misurare l’efficacia delle campagne pubblicitarie, analizzare le conversioni e, previa acquisizione del consenso, mostrare annunci più pertinenti o raggiungere nuovamente gli utenti interessati tramite strumenti di remarketing e segmentazione del pubblico.

• QuestionPro, eventualmente raggiungibile tramite link come piattaforma esterna per questionari o raccolte specifiche.

Google Forms, Google Calendar e QuestionPro possono mostrare proprie informative e trattare dati secondo i rispettivi ruoli e impostazioni. Chi utilizza tali servizi è invitato a consultare anche le rispettive informative privacy.

Analytics, tag e pubblicità

La verifica tecnica ha rilevato la presenza di Google Analytics 4 e di tag Google. Il sito mostra inoltre un meccanismo/banner Google relativo ai cookie. L’implementazione del Consent Mode e la configurazione dei consensi sono oggetto di verifica e adeguamento tecnico.

Google Ads è utilizzato per misurare l’efficacia delle campagne pubblicitarie e le conversioni generate dal sito. Previo consenso dell’utente, può inoltre essere impiegato per attività di remarketing, creazione di pubblici e personalizzazione degli annunci. I relativi cookie e strumenti di tracciamento non tecnici sono attivati esclusivamente secondo le preferenze espresse dall’utente tramite il banner cookie, come descritto nella Cookie Policy.

Cookie e strumenti di tracciamento non tecnici, inclusi eventuali strumenti analytics non assimilabili ai tecnici e strumenti pubblicitari, devono essere attivati esclusivamente secondo le preferenze espresse dall’utente e quanto indicato nella Cookie Policy.

Non sono al momento dichiarati come trattamenti attivi di Improvvisamente APS strumenti quali Meta Pixel, incorporamenti Google Maps o YouTube, salvo verifica della loro effettiva presenza, configurazione e successiva descrizione nella Cookie Policy o in un aggiornamento della presente informativa.

Il precedente sito WordPress e le sue vecchie URL non costituiscono trattamenti attivi del sito attuale: le URL verificate risultano non attive o restituiscono errore 404.

9. Cookie Policy separata

Per informazioni dettagliate su cookie, strumenti di tracciamento, soggetti terzi, preferenze e modalità di revisione del consenso, l’utente deve consultare la Cookie Policy del sito.

Le impostazioni del banner Google e del Consent Mode saranno allineate alla configurazione tecnica effettiva. Fino al completamento della verifica, Improvvisamente APS non dichiara come definitivamente configurata l’acquisizione dei consensi per strumenti non tecnici.

10. Destinatari dei dati

I dati possono essere trattati, nei limiti delle rispettive funzioni, da:

• persone autorizzate da Improvvisamente APS, quali collaboratori, volontari o incaricati coinvolti nell’organizzazione delle attività;

• fornitori di servizi informatici, hosting, comunicazione e gestione documentale;

• fornitori di piattaforme utilizzate dall’Associazione, quali Google, Mailchimp/Intuit, WhatsApp/Meta, QuestionPro e DIYTICKET;

• consulenti amministrativi, fiscali, legali o professionali;

• banche, gestori di pagamenti o erogazioni liberali, ove utilizzati;

• enti pubblici, autorità giudiziarie o altri soggetti quando richiesto dalla legge.

I soggetti che trattano dati per conto dell’Associazione sono designati responsabili del trattamento ai sensi dell’art. 28 GDPR, quando applicabile. Alcuni fornitori possono agire anche come autonomi titolari per trattamenti svolti secondo le proprie finalità e condizioni di servizio.

I dati non sono diffusi, salvo quando la diffusione sia intrinseca alla finalità perseguita e sia stata adeguatamente autorizzata o disponga di un’idonea base giuridica.

11. Trasferimenti verso Paesi extra SEE

L’uso di servizi digitali e piattaforme internazionali può comportare trasferimenti di dati verso Paesi fuori dallo Spazio Economico Europeo, inclusi gli Stati Uniti.

Tali trasferimenti avvengono, quando applicabile, nel rispetto degli artt. 44 e seguenti GDPR, sulla base di una decisione di adeguatezza, di clausole contrattuali tipo della Commissione europea o di altre garanzie previste dalla normativa.

Per maggiori informazioni sui trasferimenti effettuati dai singoli fornitori, è possibile consultare le rispettive informative privacy.

12. Tempi di conservazione

Improvvisamente APS conserva i dati per il tempo strettamente necessario alle finalità per cui sono raccolti e, successivamente, per il periodo richiesto da obblighi legali o necessario alla tutela dei propri diritti.

In particolare:

• dati relativi a richieste e contatti: per il tempo necessario a gestire la richiesta e, ove necessario, fino a 24 mesi dalla chiusura del contatto;

• dati di iscrizione o prenotazione: per la durata dell’attività e per un periodo successivo coerente con esigenze organizzative, amministrative e di tutela;

• dati associativi: per la durata del rapporto associativo e successivamente secondo gli obblighi civilistici, fiscali e contabili applicabili;

• documentazione amministrativa e contabile: per i termini previsti dalla legge;

• dati newsletter: fino alla revoca del consenso o alla disiscrizione;

• comunicazioni WhatsApp: per il tempo necessario alla gestione della comunicazione o dell’attività cui si riferiscono;

• dati particolari: per il minimo tempo indispensabile alla specifica esigenza organizzativa o di sicurezza;

• immagini e video: per il tempo coerente con la finalità documentale e comunicativa, salvo revoca del consenso ove applicabile o valutazione favorevole di una richiesta di rimozione;

• dati di navigazione e cookie: secondo quanto indicato nella Cookie Policy e nelle impostazioni dei fornitori.

I periodi indicati sono criteri organizzativi ragionevoli e saranno applicati e aggiornati in funzione delle concrete esigenze legali e gestionali dell’Associazione.

13. Diritti dell’interessato

Nei casi previsti dal GDPR, l’interessato può chiedere:

• accesso ai propri dati personali;

• rettifica dei dati inesatti o integrazione di quelli incompleti;

• cancellazione dei dati;

• limitazione del trattamento;

• portabilità dei dati, quando applicabile;

• opposizione al trattamento fondato sul legittimo interesse;

• revoca del consenso in qualsiasi momento;

• informazioni sulle garanzie applicate ai trasferimenti extra SEE.

Le richieste possono essere inviate a info@improvvisamente.info. L’Associazione risponderà nei termini previsti dalla legge.

L’interessato ha inoltre diritto di proporre reclamo al Garante per la protezione dei dati personali, secondo le modalità pubblicate su www.garanteprivacy.it.

14. Decisioni automatizzate e profilazione

Improvvisamente APS non adotta decisioni basate unicamente su trattamenti automatizzati che producano effetti giuridici o incidano in modo analogo significativamente sulle persone.

Eventuali strumenti di analisi o pubblicità online possono comportare attività tecniche di misurazione o segmentazione da parte dei rispettivi fornitori. Se e nella misura in cui tali strumenti comportino profilazione o tracciamento non tecnico, saranno disciplinati dalla Cookie Policy, sottoposti alle preferenze dell’utente e configurati nel rispetto della normativa applicabile.

15. Vendita di biglietti tramite DIYTICKET

Improvvisamente APS utilizzerà DIYTICKET per la vendita online dei biglietti relativi ai propri spettacoli ed eventi.

La piattaforma è utilizzata per la raccolta dei dati necessari all’acquisto e alla gestione del biglietto, nonché per la relativa elaborazione, conservazione e cancellazione secondo le misure di conformità applicabili e le condizioni del servizio. I dati saranno trattati esclusivamente per la gestione della vendita, dell’accesso all’evento, delle comunicazioni connesse all’acquisto, degli adempimenti amministrativi e fiscali e dell’eventuale assistenza al partecipante.

Le informazioni dettagliate sul trattamento svolto tramite DIYTICKET, comprese le categorie di dati, gli eventuali tempi di conservazione e le modalità di esercizio dei diritti, saranno rese disponibili nel percorso di acquisto e, se necessario, in un’integrazione della presente informativa.

16. Aggiornamenti della presente informativa

La presente informativa può essere aggiornata per adeguarla a modifiche normative, organizzative o tecniche, incluse l’attivazione o la modifica di servizi utilizzati sul sito.

La versione aggiornata sarà pubblicata su www.improvvisamente.info con indicazione della data di aggiornamento.